邮件合并 #

邮件合并定义：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  邮件合并是将主文档与数据源结合，批量生成个性化文档的功能。             │
│                                                                          │
│  组成部分：                                                              │
│  ├── 主文档：包含固定内容和合并域的模板                                 │
│  ├── 数据源：包含变化数据的表格文件                                     │
│  └── 合并域：数据源中的字段占位符                                       │
│                                                                          │
│  应用场景：                                                              │
│  ├── 批量信函：个性化信件                                               │
│  ├── 标签：地址标签、产品标签                                           │
│  ├── 证书：获奖证书、培训证书                                           │
│  ├── 工资条：员工工资条                                                 │
│  └── 邀请函：活动邀请                                                   │
│                                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

邮件合并流程：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  步骤1：准备数据源                                                       │
│  ├── 创建Excel表格                                                      │
│  └── 第一行为字段名                                                     │
│        │                                                                 │
│        ▼                                                                 │
│  步骤2：创建主文档                                                       │
│  ├── 设计文档格式                                                       │
│  └── 输入固定内容                                                       │
│        │                                                                 │
│        ▼                                                                 │
│  步骤3：连接数据源                                                       │
│  ├── 选择收件人                                                         │
│  └── 选择数据文件                                                       │
│        │                                                                 │
│        ▼                                                                 │
│  步骤4：插入合并域                                                       │
│  └── 在相应位置插入字段                                                 │
│        │                                                                 │
│        ▼                                                                 │
│  步骤5：预览结果                                                         │
│  └── 查看合并效果                                                       │
│        │                                                                 │
│        ▼                                                                 │
│  步骤6：完成合并                                                         │
│  └── 生成最终文档                                                       │
│                                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

创建Excel数据源：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  数据源要求：                                                            │
│  ├── 第一行为字段名（标题行）                                           │
│  ├── 后续行为数据记录                                                   │
│  ├── 字段名不能有空格                                                   │
│  └── 保存为Excel格式                                                    │
│                                                                          │
│  示例数据源：                                                            │
│  ┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐                         │
│  │ 姓名     │ 部门     │ 职位     │ 日期     │                         │
│  ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤                         │
│  │ 张三     │ 技术部   │ 工程师   │ 2026-04-01│                        │
│  │ 李四     │ 市场部   │ 经理     │ 2026-04-02│                        │
│  │ 王五     │ 财务部   │ 会计     │ 2026-04-03│                        │
│  └──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘                         │
│                                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

邮件合并选项卡：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  引用 → 邮件                                                              │
│                                                                          │
│  ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│  │ 邮件                                                             │   │
│  ├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤   │
│  │ 开始邮件合并：选择文档类型                                       │   │
│  │ 选择收件人：连接数据源                                           │   │
│  │ 编辑收件人列表：筛选收件人                                       │   │
│  │ 插入合并域：插入字段                                             │   │
│  │ 预览结果：查看效果                                               │   │
│  │ 完成：生成文档                                                   │   │
│  └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

选择文档类型：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  邮件 → 开始邮件合并                                                     │
│                                                                          │
│  文档类型：                                                              │
│  ├── 信函：生成多封信函                                                 │
│  ├── 电子邮件：发送电子邮件                                              │
│  ├── 信封：打印信封                                                     │
│  ├── 标签：打印标签                                                     │
│  └── 目录：生成目录列表                                                 │
│                                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

选择收件人：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  邮件 → 选择收件人                                                       │
│                                                                          │
│  选项：                                                                  │
│  ├── 使用现有列表：选择已有的数据文件                                   │
│  ├── 从Outlook联系人中选择：使用Outlook数据                             │
│  └── 键入新列表：创建新的数据源                                         │
│                                                                          │
│  使用现有列表步骤：                                                      │
│  1. 点击"使用现有列表"                                                 │
│  2. 选择Excel文件                                                       │
│  3. 选择工作表                                                          │
│  4. 确认数据                                                            │
│                                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

编辑收件人列表：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  邮件 → 编辑收件人列表                                                   │
│                                                                          │
│  功能：                                                                  │
│  ├── 排序：按字段排序                                                   │
│  ├── 筛选：筛选符合条件的记录                                           │
│  ├── 查找：查找特定记录                                                 │
│  └── 勾选：选择要包含的记录                                             │
│                                                                          │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

插入合并域：
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                                          │
│  邮件 → 插入合并域                                                       │
│                                                                          │
│  操作步骤：                                                              │
│  1. 将光标放在要插入字段的位置                                          │
│  2. 点击插入合并域                                                      │
│  3. 选择字段名                                                          │
│  4. 字段显示为 «字段名»                                                 │
│                                                                          │
│  示例主文档：                                                            │
│  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐      │
│  │ 尊敬的 «姓名» 同事：                                         │      │
│  │                                                              │      │
│  │ 您好！                                                       │      │
│  │                                                              │      │
│  │ 您所在的部门是「«部门»」，职位是「«职位»」。                 │      │
│  │                                                              │      │
│  │ 日期：«日期»                                                 │      │
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使用规则：
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│  邮件 → 规则                                                             │
│                                                                          │
│  常用规则：                                                              │
│  ├── 如果...那么...否则：条件判断                                       │
│  ├── 跳过记录条件：跳过符合条件的记录                                   │
│  └── 合并序号：插入序号                                                 │
│                                                                          │
│  示例：根据性别显示不同称呼                                              │
│  如果 [性别] = "男" 那么 "先生" 否则 "女士"                             │
│                                                                          │
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预览结果：
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│  邮件 → 预览结果                                                          │
│                                                                          │
│  功能：                                                                  │
│  ├── 查看合并效果                                                       │
│  ├── 切换记录：上一条/下一条                                            │
│  ├── 定位记录：跳转到指定记录                                           │
│  └── 查找收件人：搜索特定记录                                           │
│                                                                          │
│  预览示例：                                                              │
│  ┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐      │
│  │ 尊敬的 张三 同事：                                           │      │
│  │                                                              │      │
│  │ 您好！                                                       │      │
│  │                                                              │      │
│  │ 您所在的部门是「技术部」，职位是「工程师」。                 │      │
│  │                                                              │      │
│  │ 日期：2026-04-01                                             │      │
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完成合并：
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│  邮件 → 完成并合并                                                       │
│                                                                          │
│  选项：                                                                  │
│  ├── 编辑单个文档：生成新文档，可编辑                                   │
│  ├── 打印文档：直接打印                                                 │
│  └── 发送电子邮件：发送邮件                                             │
│                                                                          │
│  生成结果：                                                              │
│  ├── 每条记录生成一份文档                                               │
│  ├── 所有文档合并在一个文件中                                           │
│  └── 可保存或打印                                                       │
│                                                                          │
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