邮件合并 #

邮件合并是将数据源中的数据与主文档合并，批量生成个性化文档的功能。

邮件合并组成：
├── 主文档：包含固定内容和合并字段
├── 数据源：包含要合并的数据
└── 合并结果：生成的个性化文档

应用场景：
├── 批量信函：个性化信函
├── 标签制作：地址标签
├── 信封打印：批量信封
├── 证书制作：个性化证书
├── 工资条：员工工资条
└── 邀请函：批量邀请函

支持的数据源类型：

电子表格
├── OpenOffice Calc (.ods)
├── Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
└── 最常用的数据源

数据库
├── MySQL
├── PostgreSQL
├── SQLite
├── Microsoft Access
└── ODBC 数据源

文本文件
├── CSV 文件
├── 文本文件
└── 制表符分隔文件

地址簿
├── 系统地址簿
├── LDAP 地址簿
└── Thunderbird 地址簿

创建电子表格数据源：

1. 打开 OpenOffice Calc
2. 创建数据表：
   ├── 第一行：字段名
   │   ├── 姓名
   │   ├── 地址
   │   ├── 城市
   │   ├── 邮编
   │   └── 其他字段
   └── 后续行：数据记录
3. 保存文件 (.ods)

注意事项：
├── 第一行必须是字段名
├── 字段名不能有空格
├── 数据类型要一致
└── 保存后关闭文件

在 Writer 中注册数据源：

方法一：邮件合并向导
├── 工具 → 邮件合并向导
├── 选择数据源
├── 浏览选择文件
└── 完成注册

方法二：数据源管理
├── 工具 → 选项 → OpenOffice Base → 数据库
├── 点击"新建"
├── 选择数据库类型
├── 浏览选择文件
└── 完成注册

方法三：直接打开
├── 视图 → 数据源 (F4)
├── 点击"新建数据源"
├── 选择文件
└── 完成注册

启动邮件合并向导：

工具 → 邮件合并向导

向导步骤：
├── 步骤 1：选择文档类型
├── 步骤 2：选择数据源
├── 步骤 3：插入合并字段
├── 步骤 4：创建问候语
├── 步骤 5：调整布局
├── 步骤 6：编辑文档
├── 步骤 7：个性化文档
└── 步骤 8：保存/打印/发送

步骤 1：选择文档类型
├── 信函
├── 电子邮件
├── 标签
├── 信封
└── 选择类型后点击"下一步"

步骤 2：选择数据源
├── 选择已注册的数据源
├── 或浏览选择新数据源
├── 选择数据表
├── 选择记录（全部或部分）
└── 点击"下一步"

步骤 3：插入合并字段
├── 在文档中定位光标
├── 双击字段名插入
├── 或拖动字段到文档
├── 添加固定文本
└── 点击"下一步"

步骤 4：创建问候语
├── 选择问候语格式
├── 设置称呼字段
├── 预览效果
└── 点击"下一步"

步骤 5：调整布局
├── 预览合并效果
├── 调整文档格式
├── 检查字段位置
└── 点击"下一步"

步骤 6：编辑文档
├── 编辑单个文档
├── 排除某些记录
├── 调整内容
└── 点击"下一步"

步骤 7：个性化文档
├── 查看所有记录
├── 编辑个别文档
├── 删除不需要的文档
└── 点击"下一步"

步骤 8：保存/打印/发送
├── 保存合并文档
├── 打印合并结果
├── 发送电子邮件
└── 点击"完成"

手动插入合并字段：

1. 打开数据源视图
   ├── 视图 → 数据源
   └── 或按 F4

2. 选择数据源
   ├── 展开数据源列表
   ├── 选择数据表
   └── 显示字段列表

3. 插入字段
   ├── 方法一：拖放
   │   ├── 拖动字段到文档
   │   └── 字段自动插入
   ├── 方法二：双击
   │   ├── 双击字段名
   │   └── 插入到光标位置
   └── 方法三：插入菜单
       ├── 插入 → 字段 → 其他
       ├── 选择数据库字段
       └── 点击"插入"

字段显示：
├── 显示为 <字段名>
├── 合并时替换为实际数据
└── 可随时编辑

预览合并结果：

1. 打开数据源视图 (F4)
2. 点击"邮件合并"按钮
3. 或工具 → 邮件合并
4. 选择数据源和记录
5. 点击"预览"

预览功能：
├── 查看合并效果
├── 浏览不同记录
├── 检查字段显示
└── 调整格式

执行邮件合并：

方法一：邮件合并对话框
├── 工具 → 邮件合并
├── 选择输出选项：
│   ├── 输出到单个文档
│   ├── 输出到多个文档
│   └── 发送电子邮件
├── 选择记录范围
└── 点击"确定"

方法二：数据源视图
├── 打开数据源视图 (F4)
├── 选择记录
├── 点击"邮件合并"按钮
└── 执行合并

输出选项：
├── 单个文档：所有记录合并到一个文档
├── 多个文档：每个记录生成一个文档
└── 电子邮件：直接发送邮件

使用邮件合并制作标签：

1. 工具 → 邮件合并向导
2. 选择"标签"
3. 选择标签类型：
   ├── 预设标签格式
   └── 自定义标签尺寸
4. 选择数据源
5. 插入合并字段
6. 调整布局
7. 执行合并

标签格式：
├── Avery 标签
├── 自定义标签
├── 选择纸张大小
├── 设置行列数
├── 设置标签间距
└── 设置页边距

创建自定义标签：

1. 工具 → 邮件合并向导
2. 选择"标签"
3. 点击"新建"按钮
4. 设置标签参数：
   ├── 标签名称
   ├── 纸张大小
   ├── 列数
   ├── 行数
   ├── 标签宽度
   ├── 标签高度
   ├── 水平间距
   ├── 垂直间距
   ├── 左边距
   ├── 上边距
5. 点击"确定"

保存自定义标签：
├── 自定义标签保存在用户配置中
├── 可重复使用
└── 可导出分享

使用邮件合并制作信封：

1. 工具 → 邮件合并向导
2. 选择"信封"
3. 选择信封格式：
   ├── 预设信封尺寸
   └── 自定义信封尺寸
4. 选择数据源
5. 插入地址字段：
   ├── 收件人姓名
   ├── 收件人地址
   ├── 城市、邮编
   └── 其他信息
6. 设置发件人地址
7. 执行合并

信封格式：
├── C4 (229 × 324 mm)
├── C5 (162 × 229 mm)
├── C6 (114 × 162 mm)
├── DL (110 × 220 mm)
└── 自定义尺寸

设置信封布局：

收件人地址：
├── 位置：信封中央偏右下
├── 格式：标准地址格式
└── 字体：清晰易读

发件人地址：
├── 位置：信封左上角
├── 格式：较小字体
└── 可选显示

邮编框：
├── 位置：信封右下角
├── 格式：红色框线
└── 中国信封标准

条件合并内容：

使用条件字段：

1. 插入 → 字段 → 其他
2. 选择"条件"类型
3. 设置条件：
   ├── 条件表达式
   │   └── 如：[性别] = "男"
   ├── 则：满足条件显示的内容
   └── 否：不满足条件显示的内容

示例：
├── 条件：[性别] = "男"
├── 则：先生
├── 否：女士
└── 结果：根据性别显示不同称呼

复杂条件：
├── AND：多个条件同时满足
├── OR：任一条件满足
└── NOT：条件取反

在合并中使用计算：

1. 插入 → 字段 → 其他
2. 选择"公式"类型
3. 输入公式
4. 点击"插入"

示例：
├── 计算年龄：=YEAR(NOW()) - [出生年份]
├── 计算总价：=[单价] * [数量]
├── 计算折扣：=[总价] * 0.9
└── 其他计算

注意：
├── 字段名用方括号括起
├── 支持基本数学运算
└── 结果格式可设置

筛选合并记录：

1. 打开数据源视图 (F4)
2. 点击"筛选"按钮
3. 设置筛选条件：
   ├── 字段名
   ├── 条件运算符
   │   ├── =
   │   ├── <>
   │   ├── >
   │   ├── <
   │   ├── >=
   │   └── <=
   └── 值
4. 点击"确定"

筛选示例：
├── 城市 = "北京"
├── 金额 > 1000
├── 部门 = "销售部"
└── 组合条件

排序合并记录：

1. 打开数据源视图 (F4)
2. 点击"排序"按钮
3. 设置排序条件：
   ├── 主要排序字段
   ├── 升序/降序
   ├── 次要排序字段
   └── 第三排序字段
4. 点击"确定"

排序示例：
├── 按姓名排序
├── 按部门排序，再按姓名排序
└── 按金额降序排序

问题：合并字段不显示数据

可能原因：
├── 数据源未正确连接
├── 字段名不匹配
├── 记录为空
└── 数据类型不匹配

解决方法：
├── 检查数据源连接
├── 确认字段名正确
├── 检查数据记录
└── 调整数据类型

问题：合并结果格式不正确

解决方法：
├── 在主文档中设置字段格式
├── 使用格式字段
├── 调整数字格式
└── 调整日期格式

格式设置：
├── 选择合并字段
├── 设置字体格式
├── 设置段落格式
└── 预览效果

问题：数据源更新后合并未更新

解决方法：
├── 刷新数据源连接
├── 重新选择数据源
├── 关闭并重新打开数据源
└── 重新执行合并

刷新数据源：
├── 视图 → 数据源 (F4)
├── 右键数据源
├── 选择"刷新"
└── 数据更新